Escrituración

Es uno de los contratos más usuales, para que una persona se convierta en propietaria de una vivienda o de una finca, entre otros. Consiste en la trasferencia de esa vivienda o de esa finca a cambio de un valor en dinero que el comprador le paga al vendedor.

Para realizar este contrato, el cual se hace por medio de escritura pública, vendedor y comprador deben cumplir dos etapas:

EN LA NOTARÍA: hacer la escritura pública de venta, en la que se especifiquen los linderos de la vivienda o de la finca, Cedula Catastral, Matricula Inmobiliaria, Certificado de Tradición y el precio de la compraventa.

REQUISITOS:

1. 1. • Documentos de identificación de los interesados.
      • Vendedor y comprador deben ser plenamente capaces para hacer el negocio. El notario verificará esa capacidad.
      • Certificados de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y por impuesto de valorización, si aplica en el municipio. Si el inmueble está sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.
      • Si el vendedor o comprador es una persona jurídica, como una sociedad, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal. Si participa otro, como un banco, también debe presentar el documento anterior.
      • Se recomienda que el vendedor, como dueño de la vivienda, presente al notario copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le da la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, para poder transcribir los linderos en la escritura pública.
      • Se sugiere que cuando el apartamento esté en el régimen de propiedad horizontal, se presente copia de la parte del reglamento que se refiere a la propiedad que se vende.
   2. • EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esta Oficina.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: Entre su otorgamiento y autorización de 1 a 2 días.
COSTO: Según tarifa notarial.

Sólo se hace propietario cuando se registra la escritura pública en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos según el municipio que le corresponda. No olvide este requisito.

Es uno de los contratos para que una persona se convierta en propietaria de una vivienda o de una finca, entre otros bienes. Consiste en el intercambio de una vivienda o de una finca por cosas o cosas y dinero. Para que sea una permuta, el pago debe hacerse más en cosas que en dinero.

Para realizar este contrato, que se hace por medio de escritura pública, los interesados deben cumplir dos etapas:

EN LA NOTARÍA: hacer la escritura pública de permuta, en la que se especifiquen los linderos de las viviendas o de las fincas y el precio de la permuta.

REQUISITOS:
Documentos de identificación de los interesados.
Los interesados deben ser plenamente capaces para hacer el negocio. El notario verificará esa capacidad.
Certificados de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y por impuesto de valorización, si aplica en el municipio. Si el inmueble está sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.

Si alguno de los interesados es persona jurídica, como una sociedad, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal. Si participa otro, como un banco, también debe presentarse el documento anterior.
Se recomienda que se lleve al notario copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le ha dado la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Se sugiere que cuando el apartamento esté en el régimen de propiedad horizontal, se presente copia de la parte del regla mentó que se refiere a la propiedad que se permuta.

EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esta Oficina.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: Entre su otorgamiento y autorización de 1 a 2 días.
COSTO: Según tarifa notarial.

Sólo se hace propietario cuando se registra la escritura pública en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos según el municipio que le corresponda. No olvide este requisito.

Es uno de los contratos para que una persona se convierta en propietaria de una vivienda o de una finca, de un mueble o de una suma de dinero. Se celebra siempre por escritura pública si se dona inmueble. Ocurre cuando una persona regala a otra una propiedad o parte de ella, y el que lo recibe lo acepta por escrito. Siempre que se va a hacer una donación se necesita primero un permiso del Estado, que se llama “insinuación de donación” tramitado por el notario. La donación en notaría debe hacerse cuando ésta supere los 50 salarios mínimos mensuales, por valores inferiores no requieren hacerse ante el notario.

Para transferir la propiedad por medio de donación, los interesados deben cumplir dos etapas:

1. 1. EN LA NOTARÍA: hacer en la misma escritura pública la insinuación y la donación, en la que se especifiquen las características de esta última.
      REQUISITOS:
      • El que va a donar debe tener plena capacidad para ello. Si se trata de una donación a un menor, lo representa el padre o la madre, o ambos o quien tiene la guarda, es decir, el tutor o administrador de los menores de edad y de personas con discapacidad.
      • Documentos de identificación de los interesados.
      • Solicitud por escrito de quien hace la donación y de quien la recibe, ante la notaría de la ciudad o municipio en donde vive el donante, con certificado del valor comercial de la propiedad que se va a donar. Este certificado debe ser dado por la Lonja de Propiedad Raíz.
      • Título de propiedad del bien que se va a donar.
      • Certificados de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y por impuesto de valorización, si aplica en el municipio. Si el apartamento está sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.
      • Si alguno de los interesados es persona jurídica, como una sociedad, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal.
      • El donante debe demostrar que queda con un patrimonio suficiente para vivir y atender sus obligaciones. Consulte con el notario.
      • Se recomienda que se lleve al notario copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el certificado de libertad y tradición más reciente que le ha dado la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
      • Se sugiere que cuando el apartamento esté en el régimen de propiedad horizontal, se presente copia de la parte del reglamentó que se refiere a la propiedad que se permuta.
   2. EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esta Oficina.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: Entre su otorgamiento y autorización de 1 a 2 días.
COSTO: Según tarifa notarial.

Hay hipoteca cuando una persona o una entidad financiera le presta a otra, una suma de dinero, y esta última asegura el pago poniendo como garantía un inmueble de su propiedad. La hipoteca siempre se hace por escritura pública.

Para hacer la hipoteca los interesados deben cumplir dos etapas:

1. 1. EN LA NOTARÍA: firmar (otorgar) la escritura pública de hipoteca, en la que aparece la descripción del inmueble que se da en garantía y la manifestación de que ese inmueble queda hipotecado a favor del acreedor.
      REQUISITOS:
      • Los interesados deben tener plena capacidad para esto. El notario validará esta condición.
      • Documentos de identificación de los interesados. Si alguno de los interesados es persona jurídica, como un banco o entidad financiera, debe presentarse el documento que acredite su existencia y representación legal.
      • Certificados de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y por impuesto de valorización, si aplica en el municipio.
      • Certificado de libertad y tradición y copia de la escritura pública que demuestre que quien hipoteca es el dueño del bien.
      • Carta de Crédito.
      • Se puede dar un poder para hacer una hipoteca. Consulte al notario.
      • Casi siempre, la hipoteca se hace en la misma escritura de compra venta, pero puede hacerse por separado.
   2. EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS: una vez terminada la primera etapa, o sea, la de la escritura pública, el notario entrega copia auténtica a los interesados para llevarla a esta Oficina, dentro de los noventa días siguientes a la fecha de la escritura. Olvidar este plazo, significa volver a iniciar el trámite.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: De 3 a 5 días, considerando la revision y firma por parte del acreedor.
COSTO: Según tarifa notarial.

Para cancelar una hipoteca, el dueño del bien hipotecado debe pagar la deuda. Una vez ocurrido esto, la persona o entidad financiera que hizo el préstamo, debe ir a la notaría para declarar que la deuda está pagada y que por ello cancela la hipoteca. Este acto se hace en escritura pública. El notario entrega un certificado que debe llevar el dueño del inmueble a la Oficina de Registro para que su bien quede libre de hipoteca.

Es una clase especial de protección de la vivienda de una familia, que impide el embargo que pueda hacerle un acreedor al dueño de la propiedad. Además, evita que el propietario ponga en peligro el inmueble de la familia por un mal negocio.
Cuando es una vivienda de interés social, es obligatorio por ley y se hace siempre, en la misma escritura pública de compra de la vivienda. Si en el momento de la compra no se hizo esta protección, puede hacerse en cualquier momento.

REQUISITOS PARA LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO CUANDO SE REALIZA DESPUÉS DE SU COMPRA:

• Documentos de identificación de los cónyuges o compañeros permanentes.
• Certificado de libertad de la vivienda.
• Copia auténtica del Registro Civil de los hijos menores que se benefician de la protección. Se beneficia también de esta protección el cónyuge o compañero permanente que no es dueño de la vivienda.
• Una vez hecha la escritura pública de patrimonio de familia inembargable, el notario entrega la copia auténtica para llevarla a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, dentro de los noventa días siguientes a la fecha de la escritura. Olvidar este plazo, significa volver a iniciar el trámite.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: de 1 a 2 días hábiles mientras el notario revisa la legalidad del contrato, siempre y cuando no existan hijos menores de edad; en el evento de existir hijos menores de edad, depende del trámite ante el defensor de familia.
COSTO: Según tarifa notarial.

Esta protección, entre otros efectos, impide el embargo del predio por acreedores diferentes a la entidad financiera que realizó el préstamo, mientras haya deuda. No obstante, los cónyuges o compañeros permanentes pueden decidir no someter su vivienda a esta protección.

Se realiza cuando las personas casadas o compañeros permanentes durante al menos dos años, compran una vivienda para vivir con la familia, y por ley la declaran como vivienda familiar en la escritura pública de compra. En este caso no se requiere realizar diligencias adicionales para proteger la vivienda.

REQUISITOS PARA LA PROTECCIÓN DE LA VIVIENDA CUANDO SE REALIZA DESPUÉS DE SU COMPRA:

• Documentos de identificación de los cónyuges o compañeros permanentes.
• Si el dueño de la vivienda es uno de los cónyuges, para protegerla se necesita que firme el otro cónyuge o compañero permanente.
• Certificado de libertad de la vivienda.

• Dependiendo de la ciudad donde esté ubicado el inmueble, se requiere certificado de estado de cuenta de valorización.

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Para cancelar la afectación a vivienda familiar, se deben cumplir estos requisitos:

• Documentos de identificación de los cónyuges o compañeros permanentes.
• Escritura pública donde aparece la protección de la vivienda.
• Declaración oral de los cónyuges o compañeros permanentes ante el notario para cancelar la protección a la vivienda.
• Si uno de los cónyuges o compañeros permanentes, o los dos, han fallecido, certificado de defunción.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: consulte con el notario, dado que el acto depende de la revisión que hace éste, llamada “control de legalidad”.
COSTO: Según tarifa notarial.

Es un acto por el cual una persona dispone de todos o de una parte de sus bienes, para que así sea tenido en cuenta después de su muerte en la sucesión. La distribución de los bienes en el testamento debe hacerse de acuerdo con la ley. Además de repartir sus bienes, la persona puede reconocer un hijo en el testamento. Mientas viva la persona puede cambiar el testamento.

Hay principalmente dos clases de testamento: Abierto y Cerrado.

REQUISITOS PARA EL TESTAMENTO ABIERTO POR ESCRITURA PÚBLICA:

• La persona que va a distribuir sus bienes debe estar en plena capacidad para hacerlo. El notario verificará esta condición.
• Documento de identificación de la persona que va a hacer el testamento.
• Tres testigos, y sus documentos de identificación.
• Se sugiere que la persona que va a repartir sus bienes deje por escrito sus disposiciones, a partir de las cuales el notario realizará la escritura pública.
• El acto termina con la firma de la persona que hace el testamento, los tres testigos y la firma del notario.

REQUISITOS PARA EL TESTAMENTO CERRADO:

• La persona que hace un testamento debe estar en plena capacidad para hacerlo. El notario verificará esta condición.
• Documento de identificación de la persona que hace el testamento.
• Cinco testigos y sus documentos de identificación.
• Sobre cerrado presentado directamente por la persona que hace el testamento, con la declaración escrita que contiene su última voluntad. El sobre debe estar marcado con la palabra “testamento”.
• El acto termina con la firma de la persona que hace el testamento, los cinco testigos y la firma del notario.
• Cuando muera la persona que hizo el testamento cerrado, los interesados deben solicitar su apertura, presentando:
  • Documentos de identificación.
  • Solicitud escrita y prueba de su relación con la persona que hizo el testamento cerrado. Si el interesado es hijo del fallecido, debe presentar copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento.
  • Registro civil de defunción de la persona que hizo el testamento cerrado.
  • Copia auténtica de la escritura pública que se realizó a partir de la entrega del sobre cerrado al notario y frente a los cinco testigos.
  • Sobre que contiene el testamento cerrado, guardado por el notario desde el mismo día en que éste se hizo.

Los testigos, tanto para el testamento abierto como para el testamento cerrado, tienen que cumplir ciertos requisitos de la ley, entre otros, no pueden ser menores de 18 años, ni empleados de la notaría, ni el abogado, ni los hermanos, tíos o primos de la persona que hizo el testamento o del notario. Consulte al notario para ampliar esta información y evitar que el testamento sea inválido.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: consulte con el notario, dado que la celebración de este acto depende de la revisión que hace el notario sobre la legalidad del testamento y los testigos.
COSTO: Según tarifa notarial.

Esta sucesión es la que se hace para repartir los bienes que dejó el difunto, restando de ellos las deudas que tenía. La repartición se hace entre los herederos del difunto, los acreedores y las demás personas que tengan interés en la misma, según la ley. Este acto tiene un trámite especial, incluyendo edictos para informar al público sobre el inicio de la sucesión. El acto de la sucesión termina con la firma del notario en la escritura pública.
Todos los interesados deben estar de acuerdo desde el comienzo hasta el final de la sucesión. En el caso de surgir un desacuerdo, la sucesión pasa a juzgado.

REQUISITOS:

• Tanto el viudo o viuda, como los hijos y demás herederos e interesados, tienen que dar poder especial a un abogado para que adelante el trámite. Este poder puede hacerse por escritura pública, que ya cuenta con la firma del notario, o por documento privado, en cuyo caso necesita de una autenticación especial llamada «reconocimiento de firma y contenido”.
• Solicitud escrita por el abogado de la sucesión, junto con el inventario y la estimación del valor de los bienes y el trabajo de partición, es decir, la repartición y adjudicación de los bienes entre los solicitantes.
• Si el difunto dejó bienes inmuebles se deben presentar los certificados de paz y salvo por impuesto predial. Si el inmueble está sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.
• Si en el inventario se incluyen deudas, debe presentarse el documento que lo pruebe.
• Copia auténtica del Registro Civil de Defunción de la persona que falleció.
• Si el difunto fue casado se requiere presentar copia auténtica del Registro Civil de Matrimonio, para proceder a liquidar la sociedad conyugal y entregarle al viudo o viuda lo que le corresponde. Si el difunto declaró la unión marital de hecho, se debe presentar la declaración respectiva para el mismo efecto anterior.
• Si hubo hijos y todos están de acuerdo en llevar la sucesión ante notario, deben presentar sus Registros Civiles de Nacimiento, para probar su calidad de herederos. Todos heredan por partes iguales.
• Si el difunto hizo testamento abierto, debe presentarse copia auténtica de la escritura pública de éste. Si hizo testamento cerrado, debe presentar copia auténtica de la escritura pública donde consta su apertura.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: consulte con el notario, dado que el trámite de la sucesión tiene características particulares según los solicitantes, los bienes que se reparten y lo ordenado en el testamento, si lo hubo, así como la participación de DIAN o Secretaría de Hacienda Municipal.

COSTO: Según tarifa notarial.

Es la distribución de los bienes que han adquirido los cónyuges desde el momento de casarse y hasta el momento que deciden terminar la sociedad de bienes o sociedad conyugal. Puede hacerse con motivo del divorcio o dentro del matrimonio. A partir de dicha repartición, se termina la sociedad de bienes. El acto termina con la firma del notario en la escritura pública.

REQUISITOS:

• Los cónyuges deben ser plenamente capaces y deben obrar de común acuerdo.
• Documentos de identificación.
• Copia auténtica del Registro Civil del Matrimonio. Si este se realizó antes del 15 de junio de 1938, la partida eclesiástica reemplaza la copia autentica anterior.
• Si entre los bienes que hayan adquirido los cónyuges y que se pretendan repartir hay inmuebles, se deben presentar los certificados de paz y salvo por impuesto predial. Si el inmueble está sometido a propiedad horizontal, se necesita también el certificado de paz y salvo por el pago de la administración.
• Si en el inventario se incluyen deudas, debe presentarse el documento que lo pruebe.
• Si la sociedad conyugal se terminó como consecuencia del divorcio o por cesación de efectos civiles, o por la separación de cuerpos o de bienes, o por la nulidad del matrimonio, se debe registrar esta terminación en la copia del Registro Civil del Matrimonio para poder iniciar la separación de bienes.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: consulte con el notario, dado que esta diligencia depende de las características particulares de los bienes que se van a repartir y del cumplimiento de los requisitos que establece la ley.

COSTO: Según tarifa notarial.

Es la disolución del matrimonio civil. Cuando el matrimonio que se quiere terminar fue eclesiástico o fue celebrado por otra religión reconocida por el Estado, se llama cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso y también se hace en notaría. El acto del divorcio termina con la firma del notario en la escritura pública.

REQUISITOS:

• Documentos de identificación.
• Poder de las dos personas casadas a un abogado.
• Copias auténticas de los Registros Civiles de Nacimiento.
• Copia auténtica del Registro Civil del Matrimonio.
• Acuerdo firmado entre las dos personas, sobre su decisión de divorciarse. Este acuerdo deberá incluir el cumplimiento de las obligaciones por alimentos para el otro, si a ello hubiere lugar, según la ley.

Cuando hay hijos, deben presentarse adicionalmente los siguientes documentos:

• Copias auténticas de los Registros Civiles de Nacimiento de los hijos menores.
• Acuerdo entre las dos personas sobre la forma cómo será atendida la alimentación de los hijos, el régimen de visitas y la custodia de los mismos.
• Como consecuencia del divorcio, debe adelantarse la disolución y liquidación de la sociedad conyugal, salvo que haya sido liquidada anteriormente.
• Concepto del defensor de familia.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: Consulte con el notario, dado que el divorcio depende de las características particulares del acto. Debe tenerse en cuenta la duración del trámite ante el defensor de familia si hay menores.
COSTO: Según tarifa notarial.

Son los acuerdos que hacen las personas que se van a casar (por matrimonio civil o matrimonio religioso) sobre los bienes que tienen o podrán tener, para incluirlos o nó en la sociedad conyugal. Las capitulaciones se hacen antes de contraer matrimonio. Si se hacen después del matrimonio, no sirven. El acto de las capitulaciones termina con la firma del notario en la escritura pública.

REQUISITOS:

• Documentos de identificación de los interesados.
• Relación detallada de los bienes (muebles e inmuebles) que las personas que se van a casar aportan y de aquellos bienes que no incluyen en la sociedad conyugal, con indicación de su valor y una relación de las deudas de cada uno.
• Explicación de la forma sobre cómo quedará la sociedad de bienes, indicando si se acogen al régimen de separación de bienes.
• Impuesto predial que contenga el avalúo catastral, correspondiente al año en que se celebran las capitulaciones, para determinar el valor de los inmuebles.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: consulte con el notario, dado que la diligencia de la escritura pública depende de las características particulares de los interesados, de los bienes y del cumplimiento de los requisitos legales.
COSTO: Según tarifa notarial.

Es la manifestación ante juez o notario de la existencia de la unión entre dos personas que, sin estar casadas ante la ley, han estado conviviendo de manera permanente y libre, durante mínimo 2 años. El tramite termina con la firma del notario en la escritura pública.

REQUISITOS:
Los compañeros permanentes deben presentar solicitud escrita dirigida al notario en la que manifiesten su intención de declarar la unión marital de hecho existente, con:

• Registro Civil de Nacimiento de cada compañero, con expedición no mayor a 3 meses, con nota, de ser necesario.
• Documentos de Identificación.
• Datos completos (nombres, apellidos, documentos de identidad, lugar de nacimiento, edad, ocupación y domicilio)
• Manifestación de que actúan de común acuerdo.
• Fecha desde la cual conviven juntos.
• De ser el caso, identificación de hijos comunes.

Si existen hijos menores por fuera de la unión marital de hecho, identificarlos y entregar Registros Civiles de Nacimiento. Adicionalmente, inventario de los bienes, si los hay, que sean de propiedad de los menores y que estén bajo administración de quien vaya a declarar su unión. El inventario lo elaborará un curador, por trámite según la ley. Consultar al notario.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: una semana aproximadamente.
COSTO: Según tarifa notarial.

El cambio de nombre puede ser para suprimir, adicionar o modificar alguno de sus componentes, es decir, los nombres o los apellidos y solo puede ser cambiado una vez en la vida siendo mayor de edad, por escritura pública ante notario. Para nuevos cambios, se requiere acudir a un juez de familia.

REQUISITOS:

• Debe ser realizado directamente por la persona que quiere cambiarse el nombre y si el cambio de nombre es para un menor de edad, tambien una sola vez, deben realizarlo sus padres o quien tenga la patria potestad.
• Presentar documento de identificación y copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento que se va a modificar.
• Si se trata de integrantes de comunidades o pueblos indígenas, debe presentar copia del Registro Civil de Nacimiento y el permiso de la autoridad indígena.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: el mismo día.
COSTO: Según tarifa notarial. Para miembros de comunidades indígenas, esta diligencia, incluidas las copias auténticas, no tienen costo.

Consiste en el cambio de género que figura en el registro civil de nacimiento – masculino (M) femenino (F). A las personas cuya cédula haya sido otorgada antes de marzo de 2.000 les será asignado un nuevo número de identificación.
Una vez corregido el componente sexo mediante escritura pública, no se podrá volver a realizar este trámite, sino después de 10 años.
El cambio en la cédula de ciudadanía se debe adelantar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

REQUISITOS:

• Presentar solicitud por escrito con nombre y cédula, dirigida al notario.
• Copia del Registro Civil de Nacimiento.
• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Declaración bajo gravedad de juramento, en la que la persona interesada exprese su voluntad de realizar la corrección de la casilla del componente sexo en el Registro Civil de Nacimiento y sus justificaciones.

TIEMPO ESTIMADO DE ENTREGA: el notario expedirá escritura pública a más tardar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.
COSTO: Según tarifa notarial. Tendrá un costo adicional, si la diligencia se hizo en una notaría diferente en donde está el Registro Civil de Nacimiento, y por lo tanto se requiere el envío a esa notaría.